仕事を楽にしたくてAIを使ったのに、結局かかる時間が変わらない。

メールの返信、会議のまとめ、明日の打ち合わせ資料。必要な仕事を片づけているうちに、今日こそ取り組もうと思っていたことが、また後回しになる。

少しでも楽になればと思って、AIを使ってみた。下書きは、すぐに出てきました。

でも、そのままでは使えません。内容を確認し、違うところを直してもらい、その修正をもう一度確認する。さっき伝えた条件が抜けていて、説明し直すこともあります。

ようやく使える状態になったとき、ふと思います。

「これなら、自分でやっていたときと、あまり変わらないかもしれない」

早く答えが出ることと、早く仕事が終わることは、同じではなかったのです。

欲しかったのは、文章が出てくる速さだけではないはずです。必要な仕事を終えて、お客様への提案を考えたり、気になっていた企画に手をつけたりする余裕。そのためにAIを使い始めたのではないでしょうか。

では、確認とやり直しを繰り返す状態から、どう抜け出せばよいのでしょう。

その一歩は、頼む前に「何ができれば完了か」を決め、終わった後に「次も使う条件」を残すことです。

答えが出ても、仕事が終わったとは限らない

AIに「会議の内容をまとめて」と頼むと、読みやすい文章が返ってきます。

ただ、読みやすいだけでは、仕事で使えるかどうかは分かりません。会議の記録として残したいのか、欠席者に決定事項を伝えたいのか、担当者と期限を確認したいのか。それによって、必要な内容は変わります。

たとえば、目的が「次に誰が何をするかを共有すること」なら、確認したいのは次の点です。

• 決まった作業が抜けていないか。
• 担当者と期限が、元のメモと合っているか。
• まだ決まっていないことを、勝手に埋めていないか。

ここが決まっていれば、AIが「できました」と言った後に、何を確かめるべきかが分かります。

完成の基準を、AIの自己申告だけに任せない。それが、仕事で使うための出発点になります。

「何となく不安」を、確かめる箇所に変える

簡単な例で見てみましょう。次は、説明のために作った架空の会議メモです。

佐藤さん：9月12日までに会場候補を比較する。
高橋さん：参加者アンケートの案を作る。期限は次回会議で決める。
次回会議：9月15日、午前10時。

このメモから、AIが次の表を作ったとします。

表1｜AIが作った担当者・作業・期限の一覧（架空例）

注：説明用の架空例です。表中の9月15日は、元のメモでは作業期限ではなく次回会議の日付です。

整っていますが、高橋さんの期限が違います。9月15日は次回会議の日であって、アンケート案の締め切りではありません。

ここで「間違っています。やり直してください」とだけ伝えると、直してほしい範囲が曖昧になります。

元のメモを手元に残したうえで、修正箇所を絞って伝えます。

元のメモでは、高橋さんの期限は次回会議で決めることになっています。高橋さんの期限だけを「未定」に直してください。ほかの項目は変更しないでください。

修正後は、期限が「未定」になったことと、ほかの項目が元のメモと合っていることを確認します。

大切なのは、疑いながら何度も読み返すことではありません。何を元に、どの項目を確かめるかを決めることです。

もちろん、これだけであらゆる間違いを防げるわけではありません。それでも、「何となく怖くて使えない」から、「この項目を元の資料と照らし合わせよう」へ、次に取る行動を具体的にできます。

今日の手直しを、次の仕事で使える形にする

今回の修正が終わっても、次の会議でまた同じ説明を一から始めるなら、手間は残ります。

そこで、今回分かった条件を、次に使える形で残します。

期限が決まっていない場合は「未定」と書いてください。次回会議の日付を、作業の期限として扱わないでください。

この一文を、次に会議メモをまとめるときの依頼文に入れておくのです。AIが前回の会話を覚えていることだけに頼らず、自分の手元に残しておきます。

長いマニュアルを作る必要はありません。たとえば、これくらいの記録から始められます。

表2｜次の会議でも使うために残す条件

注：説明用の架空例です。

新しいメモを使うたびに、内容の確認は必要です。それでも、頼み方も確認の観点も、毎回ゼロから考えずに済みます。

残しておくのは、うまくいった指示だけではありません。「どこで話がずれたか」「何を確かめれば直せたか」も、短く書いておきます。

すると次につまずいたとき、前回と同じ問題なのか、別の問題なのかを振り返れます。「自分はAIを使うのが下手なのかもしれない」と、ひとまとめに悩む代わりに、見直す場所を探せるようになります。

「自分の使い方が下手なのか」と抱え込む前に

先ほどの会議メモなら、問題は「質問の仕方が全部悪かった」ことではありません。決まっていない期限が、決まったものとして書かれていたことです。

だから、次は「未定の項目を埋めない」という条件を残し、期限を元のメモと照らし合わせる。直すべきところを、具体的に絞れます。

別の仕事でうまくいかなかったときも、次のように分けて考えられます。

• 判断に必要な資料を渡していなかったのか。
• 何を作ってほしいかが曖昧だったのか。
• 資料にないことが付け足されていたのか。
• 修正を頼む範囲が広すぎたのか。

すべてが使い方の問題とは限りません。AI側の誤りや、任せるのに向いていない作業もあります。

目指したいのは、どんな質問にも一発で正解を出させることではありません。「ここまでは任せる」「ここは自分で確かめる」「違ったら、ここを直す」と判断できることです。

まずは、繰り返し発生する仕事を一つ選んでみてください。会議のまとめでも、メールの下書きでも構いません。

一つの仕事について、頼み方、確認する箇所、次回に残す条件をそろえる。その小さな積み重ねが、自分の仕事に合った使い方になります。

自分の仕事を一件、次回につながるところまで進める講座です

「考え方は分かった。でも、自分の仕事では何から始めればよいのだろう」

そのために用意したのが、ChatGPT仕事活用実践講座です。

この講座では、機能の名前を覚えるだけでなく、自分の仕事について、次の流れを練習します。

1. 何を作り、どの状態なら完了かを決める。
2. 必要な資料と条件を渡して、作業を進める。
3. 出てきたものを、元の資料や目的と照らし合わせる。
4. 違いがあれば、根拠と修正箇所を絞って直す。
5. 次回も使う条件を記録する。

完成見本、画面付きの操作ガイド、判断を比べる例、架空の題材を使った練習、記入して残せる教材を使って進める自己学習コースです。

全79レッスン・12モジュールがありますが、最初からすべてを順番に受講する必要はありません。目的別の8つのルートと全体地図から、今の自分に必要なところを選べます。

受講料は、税込24,800円の一括払いです。個別相談・個別添削・設定代行は含みません。ChatGPTなど、外部サービスの有料利用料は別途必要になる場合があります。

目指すのは、AIにたくさん答えを出させることではありません。

必要な仕事を、使える状態まで進めること。そして今日の試行錯誤を、次の仕事に生かすことです。

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